中小企業(yè)財務(wù)制度規范——費用支出報銷(xiāo)程序及票據要求

1.1 借款、報銷(xiāo)用票據分類(lèi)及用途

借款單：公司員工在沒(méi)有取得正式發(fā)票或正式發(fā)票沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應審批時(shí)需要向公司財務(wù) 借款時(shí)填寫(xiě)；預支備用金時(shí)借款。

費用報銷(xiāo)審批單：所有款項支付時(shí)均應填寫(xiě)費用報銷(xiāo)審批單，報銷(xiāo)項目包括：交通費、 招待費、通訊費、辦公費、會(huì )務(wù)費、書(shū)報費等日常費用，用以說(shuō)明款項支出性質(zhì)的描述 請在“備注”中寫(xiě)明；涉及項目或合同，請在“項目名稱(chēng)”處標明項目（或合同）名稱(chēng) 及項目編號。

差旅費報銷(xiāo)單：用于報銷(xiāo)在非北京市范圍內發(fā)生的各項費用或支出的憑證，應將原始發(fā) 票分類(lèi)整理后，粘貼在差旅費報銷(xiāo)單后。

付款審批單：僅限于業(yè)務(wù)部門(mén)或采購部門(mén)人員用于支付合同款或采購款項。

出差審批單：用于出差借款時(shí)填寫(xiě)的注明出差地、出差事由、借款金額及出差起止日的 單據。

票據粘貼單：用于整理零散的原始票據，將原始票據正面向上并粘貼于此單上面，原始 憑證大小應以不出粘貼單邊緣為限。按費用類(lèi)別及費用發(fā)生地分別粘貼；票據粘貼單用 空白紙代替即可（規格大小同以上單據）。

交通費明細：用于填寫(xiě)交通費明細，根據交通費發(fā)生的時(shí)間分別填寫(xiě)《加班交通費明細 表》、《日常交通費明細表》：因工作需要加班發(fā)生的交通費填寫(xiě)《加班交通費明細表》； 工作時(shí)間發(fā)生的交通費填寫(xiě)《日常交通費明細表》。報銷(xiāo)加班交通費必須由人事部簽字；報 銷(xiāo)交通費時(shí)務(wù)必后附此單。

外出登記單：用于外出人員在前臺登記外出記錄的單據。此單據用于支持報銷(xiāo)《日常交 通費明細表》，人事負責人據此單在《日常交通費明細表》中簽字。

加班申請單：用于員工需要加班時(shí)填寫(xiě)的單據。此單必須提前申請（最遲當天或加班后 的第一天），交由前臺，前臺根據此單結合打卡記錄統計考勤。無(wú)此單的加班不予報銷(xiāo)加班 餐費、加班交通費。

交際宴請明細單：用于員工有宴請需求時(shí)填寫(xiě)的單據。此單必須在宴請發(fā)生前提出申請， 報銷(xiāo)招待費時(shí)務(wù)必后附此單。

出差審批單:用于員工有出差需求時(shí)填寫(xiě)的單據。此單在員工出差期間交由前臺保管，員 工回司后到前臺取回此單到人事部簽到，然后執人事部簽字的審批單至財務(wù)報銷(xiāo)差旅費。

采購申請單:用于申請金額小于2000元的采購。此單由有采購需求的部門(mén)填寫(xiě)，詢(xún)價(jià)后交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專(zhuān)門(mén)負責采購的部門(mén)采購，部門(mén)自行 采購公司不予報銷(xiāo)。目前公司采購部門(mén)：行政部 à 固定資產(chǎn)申請單:用于申請金額大于2000元的采購。此單由有采購需求部門(mén)填寫(xiě)，詢(xún)價(jià)后 交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專(zhuān)門(mén)負責采購的部門(mén)采購，部門(mén)自 行采購公司不予報銷(xiāo)。目前公司采購部門(mén)：行政部

1.2 原始憑證審核要素

原始憑證為取得的外單位開(kāi)具的收取款項及具體用途的憑證，屬?lài)叶悇?wù)機關(guān)或行政管 理機關(guān)專(zhuān)門(mén)監制，包括：

商業(yè)專(zhuān)用發(fā)票：用于購買(mǎi)物品，在發(fā)票上須列明品名、數量、單價(jià)、金額；

服務(wù)業(yè)定額發(fā)票：分為定額發(fā)票及機打發(fā)票兩類(lèi)，用于提供服務(wù)而開(kāi)具的發(fā)票，在 發(fā)票上須列明服務(wù)事項、金額。手工填寫(xiě)的服務(wù)業(yè)發(fā)票無(wú)效。

發(fā)票中各項內容均須完整填寫(xiě)：付款單位處必須填寫(xiě)公司全稱(chēng)；發(fā)票上必須蓋有收 款單位財務(wù)章；日期為實(shí)際支付款項日期；大寫(xiě)小寫(xiě)金額書(shū)寫(xiě)清楚一致；如不一致以最小金 額報銷(xiāo)；所購物品或服務(wù)類(lèi)別應填寫(xiě)清楚；發(fā)票必須加蓋“國家稅務(wù)局”、“地方稅務(wù)局”、 “財政部門(mén)行政事業(yè)性收費”等專(zhuān)用章及公交郵電等部門(mén)規定的報銷(xiāo)憑據。

住宿費發(fā)票必須包括的內容：付款單位全稱(chēng)、住宿起止日期、住宿天數、住宿人數、 單價(jià)、總金額等項目，報銷(xiāo)人自己手寫(xiě)無(wú)效。

發(fā)票自簽發(fā)之日期起，有效期為2個(gè)月。超過(guò)2個(gè)月的發(fā)票為無(wú)效票據，財務(wù)部不予報 銷(xiāo)。

所有發(fā)票不能跨年度報銷(xiāo)，年度初第一個(gè)月可報銷(xiāo)開(kāi)發(fā)票日期為上年度12月內的發(fā) 票。

發(fā)票丟失，財務(wù)部不予報銷(xiāo)，若已從公司借款，從經(jīng)辦人次月工資中扣除。

 因經(jīng)辦人原因未開(kāi)具發(fā)票或發(fā)票丟失的不予以報銷(xiāo)，因收款單位原因未開(kāi)具合法發(fā)票 的必須有指定的用途事項，有明確的收款單位開(kāi)據的帶財務(wù)章或公章的收據或其他證明材料。

1.3 報銷(xiāo)單據整理、填寫(xiě)的要求

1) 日常費用支出，均需填寫(xiě)“費用報銷(xiāo)審批單”，寫(xiě)明報銷(xiāo)費用名稱(chēng)，“費用報銷(xiāo)審批單”中未包括的費用項，可以自行在“費用類(lèi)別”處填寫(xiě)；與項目有關(guān)的，寫(xiě)明項目名稱(chēng)。日常費用范圍：除采購、有合同支持的支出、差旅費報銷(xiāo)之外的款項支出均需 填寫(xiě)此單。

2)  壹張“費用報銷(xiāo)審批單”后可附多張附件：

日常交通費的報銷(xiāo)必須后附經(jīng)本人及上級領(lǐng)導簽字的《日常交通費明細表》；報 銷(xiāo)日常交通費，必須在前臺《外出登記單》中登記，未登記或者登記時(shí)間與報銷(xiāo) 時(shí)間不一致的不予報銷(xiāo)；

加班交通費、餐費的報銷(xiāo)必須后附經(jīng)本人及上級領(lǐng)導簽字的《加班申請單》、《加 班交通費明細表》；

招待費的報銷(xiāo)必須填寫(xiě)《交際宴請、禮品申請明細單》：交際宴請或禮品支出必 須在招待或者禮品實(shí)際支出之前進(jìn)行申請；若事情緊急，必須電話(huà)或者短信請示 上級領(lǐng)導；

日常采購的報銷(xiāo)：?jiǎn)蝺r(jià)低于2000元的，報銷(xiāo)時(shí)必須后附《采購申請單》，單價(jià)高 于1000元的必須三方（申請部門(mén)、行政部門(mén)、財務(wù)部）詢(xún)價(jià)，選擇性?xún)r(jià)比高者；采購必須由 行政部門(mén)執行，其他部門(mén)自行采購不予報銷(xiāo)。

3) “借款單”詳見(jiàn)《2 借款管理制度》 借款單必須寫(xiě)明借款事由，備注應注明還款或報銷(xiāo)時(shí)間。

4）有合同支持的付款，均需填寫(xiě)“付款審批單”：申請人在申請付款時(shí)必須將“付款審 批單”中需要填寫(xiě)的信息填寫(xiě)完整：部門(mén)、申請人、與項目有關(guān)的事宜，必須寫(xiě)明 項目名稱(chēng)、合同編號、合同付款情況、付款方式、收款單位名稱(chēng)。信息不完整者財 務(wù)部將不予受理； 與采購固定資產(chǎn)有關(guān)的（單價(jià)高于2000元，使用年限超過(guò)1年的），必須后附《固定 資產(chǎn)采購申請單》，固定資產(chǎn)采購必須三方（申請部門(mén)、行政部門(mén)、財務(wù)部）詢(xún)價(jià)， 選擇性?xún)r(jià)比高者；采購必須由行政部門(mén)執行，其他部門(mén)自行采購不予報銷(xiāo)。

5）“差旅費報銷(xiāo)單”:報銷(xiāo)時(shí)必須后附經(jīng)人事核準出差天數的《出差審批單》方可報銷(xiāo)。

6）  票據由報銷(xiāo)、申請人簽字后，交本部門(mén)負責人簽字審核。由本人或部門(mén)助理持票據到 財務(wù)交票，之后的流程由財務(wù)部專(zhuān)人負責。